VOORONDERZOEK BIJ VASTE KOSTENVERGOEDING

Doe altijd vooronderzoek bij vaste kostenvergoeding
Bevat een vaste kostenvergoeding bedragen die gericht zijn vrijgesteld of intermediaire kosten dan is de vergoeding alleen onbelast te verstrekken door u als er vooraf onderzoek is gedaan naar de werkelijk door uw medewerker gemaakte kosten. De Belastingdienst heeft namelijk nog maar eens aangegeven dat een kostenonderzoek ook echt vooraf moet plaatsvinden. Zonder kostenonderzoek is de vaste kostenvergoeding gewoon loon voor uw medewerker. Als deze dan wordt aangewezen als eindheffingsloon gaat dit ten koste van de vrije ruimte.

Voorwaarden voor vaste kostenvergoeding
Om een vaste kostenvergoeding voor de intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen onbelast te kunnen verstrekken aan uw medewerkers moet u aan een aantal voorwaarden voldoen:

U kan het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
U geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
U geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
U voert ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten uit en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaat die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.
U wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte.
Wel of geen kostenonderzoek
Een voorbeeld ter verduidelijking: u geeft een vaste kostenvergoeding van € 120 per maand voor de kosten die uw medewerkers tijdens hun werk onderweg maken. Deze vergoeding is voor maaltijden onderweg, parkeerkosten auto van de zaak, relatiegeschenken en de stomerij.

Doet u geen kostenonderzoek, dan is de vergoeding in principe belast. Wijst u de vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon, dan gaat de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte. Als u de vrije ruimte overschrijdt, is uw medewerker 80% eindheffing verschuldigd.
Maar als u besluit vooraf kostenonderzoek te doen, geldt er een gerichte vrijstelling voor de maaltijden en zijn de parkeerkosten en relatiegeschenken intermediaire kosten en wijst ze aan als eindheffingsloon. Deze kosten gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte. De stomerijkosten moet u via de vrije ruimte laten lopen.

Bron: Finovion nieuwsbrief juli 2019